云辉煌系列软件是一款集多种强大功能于一身的软件，其不仅具备预防风险、保障运营安全的能力，还拥有智能报表以及实用技巧提高开单效率等功能。尽管这些功能可能还未被您完全了解或适当运用，但它们却是助力您提高运营效率的关键。本文将对这些功能进行详细解析，帮助您更好地了解并运用它们，以提升业务表现。

目录

一、预防风险，保障运营安全

1、客户信用额度风险管控：通过设定不同的客户信用额度，确保款项到账后再发货，避免坏账出现。

支持版本：云辉煌/云辉煌II/云辉煌II+/云辉煌ERP

信用管理：通过设置客户或供应商欠款额度，企业可以有效监控与其交易的对象的信用状况。当客户或供应商欠款超过额度时，系统会弹出提示，提醒企业及时与其沟通、催款或调整交易方式。这有助于避免与信用状况不佳的客户或供应商继续交易而导致货款无法收回。

风险控制：设置欠款额度可以帮助企业控制与客户或供应商的财务风险。当欠款超过额度时，系统可以自动限制开单或过账操作，以防止欠款进一步累积。这样可以降低企业因欠款积累而产生的资金压力和运营风险。

提醒催款：当客户或供应商欠款超过额度，系统会弹出提示提示，此时企业可进行催款。这可以促使企业积极采取措施，与欠款方进行沟通并要求款项的及时支付，以保持正常的现金流和运营资金的稳定。

财务控制：通过设置欠款额度限制开单和过账，企业可以确保只在收到款项后再进行交易记录。这有助于避免因欠款未收回而影响财务报表的准确性和真实性，同时也提高了财务管理的可靠性。

设置客户或供应商欠款额度，并在超过额度时弹出提示或限制开单/过账，等款项到达后再开单，可以有效管理信用风险、控制财务风险，并提醒催款，保持良好的财务控制和流动性。在实际应用中，企业可以根据自己的需求和业务情况，灵活地使用这一功能，以最大限度地发挥其作用。

（1）单位信息中设置应收款上限/应付款上限

（2）如果需要在开单时提示，系统维护---系统管理—用户配置，勾选超信用额度提示

如果超额了，开单保存时就会弹出提示框，需要再次确认是否需要保存

（3）如果要控制操作员超额度就不能开单或者过账，参考图示设置不给对应的权限

注意：不给超信用额度允许开单权限，那么无法存草稿，也无法过账

           不给超信用额度允许过账权限，那么可以存草稿，但是无法过账

（4）设置登录软件时报警弹窗

辅助功能---启动报警---应收款上限/应付款上限

报警界面右上角勾选【登录时自动启动报警】，则会在登录软件时弹出下面图二的弹出（叹号则表示满足报警条件）

（点击返回首页）

2、应收款超期预警：预设应收款到期日，提前通知，及时催收，避免产生坏账。

支持版本：云辉煌/云辉煌II/云辉煌II+/云辉煌ERP

销售管理：超期应收款预警可以帮助企业及时催收到款，确保销售回款的及时性。当客户的付款期限临近时，系统会自动发送预警通知给企业相关人员，提醒他们与客户进行沟通、催款或重新安排付款计划。这有助于缩短销售回款周期，提高现金流的流动性和可用性。

坏账风险控制：通过设定收款期限并提前预警，企业可以更好地控制坏账风险。预警通知的提前提醒可以促使企业采取积极措施，如与客户沟通、延长付款期限或寻求其他解决方案，以降低坏账的发生概率。这有助于保护企业的财务健康，避免因坏账而造成的资金损失。

现金流管理：超期应收款预警有助于企业更好地管理现金流。及时催收到款可以提高企业的现金流回笼效率，确保资金的稳定性和流动性。通过提前预警，企业可以采取积极的措施，如提醒客户、强化催款措施等，以确保应收款项按时到账，保持良好的现金流状况。

客户关系维护：超期应收款预警可以帮助企业更好地维护客户关系。及时的预警通知可以作为沟通和催款的催化剂，提醒客户履行付款义务，但同时也可以提供解决方案的机会，如探讨付款延期、分期付款等，以维护与客户的良好关系。

注意：超期应收款目前不支持按金额结算方式，需要在系统维护---用户配置---系统管理，设置为按单结算或者按商品结算。

（1）基本信息—单位信息中设置结账方式：

如果结账方式设置为【结算期限（天）】，比如设置为2天，做单据时选择这个单位，收款日期/付款日期就会在当前日期上自动加上2天

如果结账方式设置为【月结日在每月的XX日】，比如设置为月结日在每月的30日，做单据时选择这个单位，收款日期/付款日期就会变为这个月的30日

（2）如果需要在开单时提示，系统维护---系统管理—用户配置，勾选超期应收款提示

启用提示后，比如今天是9月22号，但是这个往来单位下，还有收款日期在9月22号之前且没有结算的单据（具体有哪些单据，可以在数据查询---往来查询—超期应收款 报表里面查到），那么开单据选择这个单位的时候，就会提示，如图

（3）如果要控制操作员超期就不能开单或者过账，参考图示设置不给对应的权限

注意：不给超期允许开单权限，那么无法存草稿，也无法过账

           不给超期允许过账权限，那么可以存草稿，但是无法过账

（4）设置登录软件时报警弹窗以及提前报警天数

辅助功能---启动报警---超期应收款

打开后界面如下面的第一张图，左下角可设置提前报警天数，比如今天是9月22号，第二行的单据的收款日期是9月24号，本应该是25号的时候会报警，那么这里把提前报警天数设置为3天，今天就会处于报警的状态

报警界面右上角勾选【登录时自动启动报警】，则会在登录软件时弹出下面图二的弹出（叹号则表示满足报警条件）

（5）收到货款后应该怎样去做单并消除报警

做收款单，并勾选结算单据过账后，就不会再报警啦

可以看到报警已经消除了

（点击返回首页）

3、安全库存预警：实时监控库存量，低于或高于安全库存时及时预警，确保库存合理。

支持版本：云辉煌/云辉煌II/云辉煌II+/云辉煌ERP

安全库存预警可以帮助企业监控产品库存水平。当库存低于设定的安全库存水平时，预警系统会自动通知相关人员，以便及时采购和备货。这有助于避免因库存不足导致生产中断或客户需求不能满足的情况。当库存超过设定的安全库存水平时，预警系统会发出提醒通知。在这种情况下，企业可以及时调整生产计划，减少生产量，减少进货量，避免产品积压。

（1）设置上下限数值，数据查询---库存查询---库存上下限报警设置

报警一般都是针对仓库进行报警，所以我们先选择仓库，然后在进行报警设置。

如果所有商品上下限都设置成一样，或者规则一样，我们可以使用【生成】来批量生成，这样便节约了录入成本。

设置完成之后我们可以在数据查询—库存查询—库存商品上限报警/库存商品下限报警中进行查询。查询后可以点生成草稿直接生成进货单草稿，然后我们到业务录入—业务草稿中打开进货单选择好单位过账即可，这样也可以提高工作效率。

注意：查询的时候一定要选择对应仓库，比如如图来说，我们是针对01仓库设置的报警，如果选择其它仓库或者全部仓库就无法查询到数据的。这也是我们的用户经常犯错误的地方。

（2）设置好上限后，如果当前仓库中对应商品的库存超量或者过低，在做单据时都会有提示，如图

（3）设置登录软件时报警

在辅助功能---启动报警—库存商品上限/库存商品下限中也可以查询，勾选右下角的【登录时自动启动报警】，这样登录软件时也会有图二的报警界面

注意：查询的时候，左下角一定要选择对应仓库

（点击返回首页）

4、超期订单预警：对预定发货日期进行监控，提前预警并处理，提高订单处理准时率。

支持版本：云辉煌/云辉煌II/云辉煌II+/云辉煌ERP

供应链管理：超期进货订单提前预警可以帮助企业优化供应链管理流程。当进货订单接近或超过约定的交货期限时，系统会预警并提醒相关人员及时采取行动。这有助于防止订单延迟，及时调整物流安排或与供应商沟通，以确保订单及时收货。

销售交货准时性：超期销售订单提前预警可以帮助企业确保交货准时。当销售订单接近或超过约定的交货期限时，系统会自动发送预警通知给相关人员，提醒他们订单状态并采取相应措施。这有助于避免订单延迟，保证客户能够按时收到所需的产品或服务。通过提前预警超期销售订单并及时处理，企业能够提高客户满意度。及时交付可以满足客户的需求，增强客户对企业的信任和满意度。预警通知的使用，可以帮助企业避免因订单延迟而导致的客户投诉和不满，维护良好的客户关系。

（1）超期进货/销售订单的时间以订单上的交货时间为准，比如这张订单的交货日期是9月24号，但是已经25号了，还没有交货，就会视为超期订单

（2）在辅助功能---启动报警—到期进货订单报警/到期销售订单报警，可以查询到这样的超期订单，左下角可设置提前报警天数，

右上角勾选【登录时自动启动报警】，这样如果有报警记录，登录软件时也会有下面的报警提示界面

（点击返回首页）

5、订单数量控制：严格控制订单的超收和超发数量，避免错发和多收情况的出现。

支持版本：云辉煌/云辉煌II/云辉煌II+/云辉煌ERP

在处理大量的订单的过程中，包括来自不同客户和不同供应商的订单。在这个过程中，如果未能有效控制订单超收数量和超发数量，可能会导致错发、多收等问题，从而带来一系列负面影响。为了确保准确性和效率，软件中提供了订单超收数量/超发数量控制的功能，我们可以合理的使用它。这样能够减少错误，提高配送效率和客户满意度。

（1）系统维护---用户配置---录单配置，可以看到图二的四个配置。

（2）建议同时勾选开单只能调订单、不允许超量执行订单配合使用，也可根据情况选择性的勾选（勾选后开进货单/销售单，就只能够调用订单，并且不能够超过订单上的数量执行，提示如图）

（点击返回首页）

6、客户流失预警：实时关注客户流失率，及时维护和关注客户，降低流失率。

支持版本：云辉煌/云辉煌II+/云辉煌ERP

客户流失预警通常会实时监控客户的购买行为，包括最近购买时间、最近购买金额和最近购买次数等数据。这些数据可以反映客户的购买活跃度和购买习惯，帮助企业更好地了解客户的需求和偏好。它可以帮助企业及时发现可能流失的客户，并根据预警条件制定相应的管理措施以保留客户。通过主动跟进服务和个性化营销活动等方式，企业可以增强客户忠诚度和满意度，降低客户流失率，从而提升整体业务效益。

（1）辅助功能—客户流失预警

（2）点击查询条件可以直接按照具体的往来单位来查询也可以直接选择某一类客户来查询

（3）在表体可以直接查看客户信息以及最近购买时间、未购买天数、购买次数、购买金额、开通了云短信的客户还可以查看具体的发送短信时间

特别注意

• 在预警设置中的 频次和预警金额中月份为0时，只是代表这些条件为空，但是主界面中显示的购买频次（单据条数）和购买金额 会显示当前单位的具体的购买次数和金额
• 预警设置举例说明

预警天数【2】：某单位最近一张单据的录单日期到当前电脑系统日期的天数大于等于2就达到预警条件；

预警频次【近1月1次】：某单位从现在往前推算一个月购买次数小于或者等于1次则到达预警条件；

预警金额近【1月5000元】：某单位从现在往前推算一个月购买金额小于或者等于5000则到达预警条件；

满足某一条件：某单位只是需要满足上述其中一个条件那么就可以预警

满足所有条件：某单位需要同时满足上述三个条件才能预警

• 发送短信界面联系人选择方式有区别

智能选择联系人及联系方式：联系人按联系人1、联系人2、单位全名优先级选择，联系方式按手机1、手机2、单位电话优先级选择

手工选择联系人：可以选择对应三项的其中一项也可以全部选择金山毒霸，猎豹浏览器，驱动精灵

（4）取消和恢复报警

可对供应商或者已确定流失的客户取消报警，取消后主界面就不显示取消的单位

操作方法：选择客户后，点击取消报警

恢复报警：点击恢复报警进入下图界面显示的是之前取消预警的单位，选择单位点击恢复报警即可

（点击返回首页）

二、智能报表，让数据一目了然

1、智能补货：借助大数据分析，自动预测库存需求，精准补货，降低缺货风险。

支持版本：云辉煌/云辉煌II/云辉煌II+/云辉煌ERP

智能补货功能通过采集和分析库存、销售等数据，能够为企业提供数据支持，帮助企业更好地了解市场需求、销售趋势，从而做出更精准的决策，当智能补货功能判断出需要进货的商品和数量后，可直接根据补货计划中的数据一键补货。这样可以大大减少人工操作的繁琐程度和出错概率，提高进货效率。

（1）数据查询---进货查询—商品智能补货计划

（2）首先设置补货条件，包括：补货仓库、商品、销售日期、计划销售天数。

销售日期为确定统计平均销量的日期范围。比如，25号销售了50个，26号销售了100个，此时如果我们把销售日期设置为25号-25号，那么平均销量就为50个，如果设置为25号-26号，平均销量就等于（25号销售的50个+26号销售的100个）/2=75个

计划销售天数是预计要销售多少天就填写多少天

（3）输入相关信息点击确定，左下角的公式设置可以选择其他方式，目前默认是按销售计划进行补货，也可以手动设置自己想设置的公式。

（4）最后点击生成草稿即可生成进货草稿（也可以选择生成订单），将单据补充完整过账补货便完成了。

（点击返回首页）

2、虚拟库存：针对低库存或零库存商户，虚拟库存技术可有效提高库存管理和销售效率。

支持版本：云辉煌/云辉煌II/云辉煌II+/云辉煌ERP

虚拟库存是一个功能强大的工具，可以有效地管理和查询企业的账面库存。这个功能对于存货少/无货源商户特别重要，因为它可以帮助企业在减少库存压力的同时，更准确地管理他们的产品和订单。对于很多企业来说，为了提高资金利用率、提高经营效益，会尽量追求仓库低库存、零库存，尽量按销订购，在这种场景之下，虚拟库存这个技巧就显得十分实用了。虚拟库存可以帮助企业在追求低库存、零库存的同时，又能够做好销售供货保障。因此，运用好虚拟库存分析，对于提高库存管理水平来说，十分重要，但却往往容易被忽视。

（1）数据查询—库存查询—虚拟库存查询

（2）点击左下角【公式设置】来设置公式，虚拟库存则会通过下面设置好的公式来计算。（注意：公式中不要同时包括草稿和订单）

根据上图公式设置后， 库存数量（50） + 进货订货（6） - 销售订货 （1）=虚拟库存（55）

（3）设置好条件后,如何在单据中显示虚拟库存数量呢?在软件中点击右键—显示设置才在—显示字段—增加业务字段—选择虚拟库存。

设置好之后，就可以在单据上显示虚拟库存数量了

（4）如果客户需要控制到虚拟库存不足时无法出库,那么可以在系统维护—系统管理—用户配置—录单配置中勾选【虚拟库存负库存不允许出库】，也可以勾选上虚【拟库存负库存提示】

（点击返回首页）

3、老板一张表：直观展示企业运营数据，帮助老板轻松掌握企业运营状况。

支持版本：云辉煌/云辉煌II+/云辉煌ERP

作为一位老板，对于企业运营的各项数据自然是非常重要的。对于数据的查询和分析，能够更好地掌握企业的经营状况，从而做出更明智的决策。然而，面对各种报表和数据，老板们可能会感到烦恼和困惑。为了帮助老板们更轻松地查询当日的数据，在云辉煌II+、云辉煌、云辉煌ERP系列中增加了老板一张表这个功能，通过这个功能，老板们可以更加直观地了解到企业的销售、进货以及当前的收入、支出、欠款数据等信息。

（1） 首先我们来了解一下老板一张表有哪几个部分的项目，分别是销售数据【毛利、金额、成本、运费以及优惠】、本期利润总额【收入、支出】、进货总金额、本期应收余额、本期应付余额、本期资金总额以及当前库存余额七个部分（如下图）；

（2）在这张报表中，销售、进货总额以及当前库存余额都是变动的，也就是受到查询时间的影响；而利润、应收应付余额、资金总额是不受时间限制的，显示的都是当前的数据；那么老板一张表中的数据是如何获取的呢？我们接下来简单看一下
首先是销售数据，销售数据方面最直观完整的获取就是【商品销售成本表】，如下图所示；与上图中的数据比较

↓↓↓【老板一张表中的销售数据】↓↓↓

（3）进货总金额方面则是统计的【商品进货统计】中的价税合计总额

↓↓↓【老板一张表中的进货总金额】↓↓↓

（4）对于当前的库存余额，我们是根据【库存状况表】中的当前库存余额来统计的，如图3所示；而针对其中的【出库合计】和【入库合计】，我们是根据已过账的商品出库类单据以及入库类单据的成本进行统计的，属于动态数据，暂时没有直接的报表可以对比到【出库合计】与【入库合计】的数据，属于独立的统计方式；

↓↓↓【老板一张表的当前库存余额】↓↓↓

（5）对于老板一张表中不受时间限制的利润、应收应付余额以及资金方面，都是统计的固定的报表累计金额数据；本期利润总额的收入与支出方面直接获取利润表中的收入、支出的累计金额，如下图所示；对于利润总额则是当前的【收入-支出】计算的；而本期应收、应付余额以及本期的资金总额都是对应的【应收应付】与【现金银行】中的累计金额

↓↓↓【老板一张表中的本期利润总额】↓↓↓

【应收应付】

【现金银行】

↓↓↓【老板一张表的应收应付余额、资金】↓↓↓

（点击返回首页）

4、全能进销存变动表：实时跟踪进销存数据，为企业决策提供有力支持。

支持版本：云辉煌/云辉煌II/云辉煌II+/云辉煌ERP

全能进销存变动表，作为我们软件中的一张综合报表，根据仓库统计了软件中所有商品各种出入库途径的数据。报表本身可以分成四个部分，分别是上期存、本期入、本期出以及本期存，统计的数据主要是各种业务类型方面的数量以及金额。这里有一点需要划重点，就是金额，【全能进销存变动表】中所有的金额都是统计的【成本金额】，并非其他金额，这意味着该报表反映了商品的成本情况，而不是售价或其他价格。这个信息对于企业决策和管理非常重要，因为它可以帮助企业了解商品库存的成本情况，以便进行成本分析和控制。其实接下来也会说明。

（1）数据查询---综合查询---全能进销存变动表，首先，我们先了解下上期存部分。上期存指的是查询时间-开始日期之前的库存数据，也就是截止开始日期之前的库存。以最简单的例子来说，如果全能进销存变动表查询的是开账日期到今天，那么上期存就是期初库存，如下截图所示

（2）其次，来看一下本期出以及本期入方面。这两方面比较简单，统计的就是入库业务以及出库业务方面的数量和金额。以上面的例子来说，查询开账到今天的数据，本期入的数据就有如下截图的对比。

（3）同样的，出库方面也有如下截图中的对比。

（4）从上述的截图中其实我们可以看到全能进销存变动表方面的数据统计；也同样印证了最初提到的【该报表金额统计的是成本金额】。

最后，则是本期存方面，本期存其实等同于上期存，只不过本期存统计的是截止结束日期的库存数据。本期存方面有两个理解点，一点是计算公式，【本期存=上期存+本期入-本期出】；另一点则是截止某个时间段的库存，以上面提到的查询开账到今天的全能进销存变动表数据，那么本期存就是当前库存状况表中的商品库存数量、金额，如下截图可以看到。

（点击返回首页）

三、实用技巧、提高开单效率

1、高级搜索：使用关键词和通配符进行精准搜索，快速找到所需商品。

支持版本：云辉煌/云辉煌II/云辉煌II+/云辉煌ERP

当商品较多时，想要通过商品名称来查找商品十分困难，此时我们可以在搜索中使用通配符功能来精确定位

（1）基本信息商品信息中，比如我们存在这样的商品，商品名称相同，但是有不同的型号或者规格

（2）当我们选择商品时，直接输入PVC来搜索，会把与PVC相关的商品都带出来，如果商品一多，就很难选择

（3）我们可以在搜索中加入通配符【%】，比如搜索蓝色的PVC水管，就输入【PVC%蓝色】，比如搜索规格为30*80的PVC水管，就输入【PVC%30*80】，这样可以精准的定位到想要选择的商品

（点击返回首页）

2、便捷插入：在按顺序选商品时，轻松插入新商品，无需重新排序。

支持版本：云辉煌/云辉煌II/云辉煌II+/云辉煌ERP

在严格管理录单顺序的情况下，我们录单的过程中，可能会漏掉一行，此时我们也不用太担心，可以使用插入一行的功能来补救

（1）如图，比如想在21行和22行之间插入一行，可以将光标定位在22行的单元格，按住键盘上的【ins】（部分键盘可能为全称insert）按键在前面插入一行即可

（2）此时就可以重新选择商品啦

（3）如果想删除这一行，光标定位在这一行上，按【Ctrl】+【del】键（注意：快捷键操作只适用于云辉煌II/云辉煌II+版本，如果其他版本需要删除一行，可以先随便选择一个商品，然后删除该商品即可）

（点击返回首页）

3、快速定位：通过商品名称或编号快速定位到某一商品。

支持版本：云辉煌/云辉煌II/云辉煌II+/云辉煌ERP

销售单中辛辛苦苦录入了600行数据，突然告知商品A数量要多发两个，如何快速定位到对应商品呢，单据上直接右键，定位功能可以快速搜索单据或者报表中已有的数据

（点击返回首页）